KI-Verordnung · Governance
KI-Richtlinie für Unternehmen
Eine KI-Richtlinie (auch KI-Nutzungsrichtlinie oder AI Policy) regelt, welche KI-Werkzeuge Mitarbeitende nutzen dürfen und welche Daten dabei tabu sind. Vorgeschrieben ist sie so nicht in der KI-Verordnung – trotzdem gibt es gute Gründe, warum kaum ein Unternehmen ganz ohne sie auskommt. Hier steht, woher die Notwendigkeit tatsächlich kommt, welche kostenlosen Muster es gibt und welche Anbieter beim Erstellen unterstützen.
Stand: September 2026. Dieser Text ist eine inhaltliche Einordnung und keine Rechtsberatung.
Wie diese Liste entstanden ist
Ausgewählt. Aufgenommen wird, wer Unternehmen beim Erstellen einer KI-Richtlinie als eigenes, kostenpflichtiges Beratungs- oder Softwareangebot unterstützt und ein prüfbares Impressum hat. Kostenlose Muster und staatliche Beratungsangebote ohne eigenes kommerzielles Produkt stehen separat weiter unten, nicht in der Anbieterliste.
Bezahlt hat niemand. Kein Anbieter zahlt für die Aufnahme oder die Reihenfolge, und aktuell erhalten wir auch keine Vergütung für vermittelte Anfragen. Ändert sich das, kennzeichnen wir eine bezahlte Platzierung unmittelbar am Eintrag als „Anzeige“ und weisen eine Vermittlungsvergütung an dieser Stelle aus.
Geprüft im September 2026. Angaben zu Format und Preis stammen von den Websites der Anbieter, Stand des Abrufs ist September 2026. Wo ein Anbieter etwas nicht veröffentlicht – meist den Preis – steht das so da, statt eine Zahl zu schätzen. Ein Anbieter aus dieser Liste (PROLIANCE) taucht auch auf einer anderen Themenseite auf, dort jedoch mit einem anderen Produkt – hier geht es ausschließlich um die Erstellung einer KI-Richtlinie, nicht um Schulungen.
Womit PontoIt Geld verdienen soll. Wie wir uns finanzieren und was sich daran ändern kann, steht ausführlich auf Transparenz.
Was eine KI-Richtlinie regelt
Eine KI-Richtlinie legt intern fest, wie ein Unternehmen mit KI-Systemen umgeht: welche Werkzeuge – etwa ChatGPT, Copilot oder andere Dienste – genutzt werden dürfen, welche Daten dabei nicht eingegeben werden dürfen, wer KI-generierte Ergebnisse vor der Verwendung prüft, wie mit Kennzeichnungspflichten umgegangen wird und wer im Unternehmen Ansprechperson für Fragen dazu ist. In der Praxis ist sie meist ein internes Dokument von wenigen Seiten, das Mitarbeitenden als verbindliche Arbeitsanweisung an die Hand gegeben wird.
Anbieter und Muster gliedern eine solche Richtlinie meist ähnlich: Geltungsbereich, erlaubte und verbotene Anwendungen (teils als Whitelist/Blacklist), Umgang mit vertraulichen und personenbezogenen Daten, Pflicht zur menschlichen Kontrolle von KI-Ergebnissen, Kennzeichnung nach außen sowie eine benannte Verantwortlichkeit.
Ist eine KI-Richtlinie Pflicht?
Eine eigenständige, in der KI-Verordnung benannte Pflicht zu einer schriftlichen „KI-Richtlinie“ gibt es nicht. Die Verordnung schreibt kein Dokument mit diesem Namen und keinem festen Format vor. Die Notwendigkeit ergibt sich stattdessen mittelbar aus mehreren Stellen:
- Artikel 4 KI-Verordnung. Verlangt wird ausreichende KI-Kompetenz von Personal und Nutzenden. Eine schriftliche Richtlinie ist ein naheliegendes, aber nicht das einzige Mittel, diese Kompetenz zu vermitteln und zu dokumentieren.
- Risikomanagement bei Hochrisiko-Systemen. Wer Hochrisiko-KI-Systeme betreibt, muss laut Artikel 26 menschliche Aufsicht sicherstellen und Risiken steuern – auch das lässt sich ohne interne Regeln kaum nachweisen.
- Datenschutzrecht. Wer personenbezogene Daten in KI-Systeme eingibt, unterliegt der DSGVO unabhängig von der KI-Verordnung. Eine Richtlinie hilft, diese Pflichten im Alltag einzuhalten, ersetzt aber keine gesonderte datenschutzrechtliche Prüfung.
- Betriebliche Mitbestimmung. Führt ein Unternehmen mit Betriebsrat technische Einrichtungen ein, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung von Mitarbeitenden zu überwachen, greift nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats. Viele KI-Systeme – etwa solche, die Arbeitsergebnisse protokollieren – können darunterfallen. Das ist unabhängig von der KI-Verordnung geltendes Recht und ein eigenständiger Grund, den Einsatz von KI schriftlich zu regeln.
Verbreiteter Irrtum
Einige Anbieterseiten formulieren so, als verlange „die KI-Verordnung“ pauschal eine schriftliche KI-Richtlinie. Das ist ungenau: Kein Artikel der Verordnung schreibt ein Dokument dieses Namens vor. Richtig ist, dass eine Richtlinie ein sinnvolles Mittel ist, um mehrere unabhängig voneinander bestehende Pflichten – KI-Kompetenz, Risikomanagement, Datenschutz, gegebenenfalls Mitbestimmung – an einer Stelle zu bündeln. Die Pflicht liegt bei den zugrunde liegenden Vorschriften, nicht bei der Richtlinie selbst.
Woran sich Angebote unterscheiden
„KI-Richtlinie“ wird am Markt für sehr unterschiedliche Leistungen verwendet – vom kostenlosen Muster zum Download bis zur individuellen anwaltlichen Beratung. Diese Fragen helfen beim Sortieren:
- Muster oder individuelle Erstellung. Eine generische Vorlage lässt sich schnell anpassen, deckt aber nicht jede Besonderheit des eigenen Betriebs ab.
- Beratung oder Software. Manche Anbieter erstellen die Richtlinie im Gespräch, andere bilden sie in einer Compliance-Plattform ab, die auch laufende Aktualisierung und Nachweise liefert.
- Rechtliche Prüfung inklusive? Nur Rechtsanwaltskanzleien und darauf spezialisierte Berater können eine rechtsverbindliche Einschätzung zum eigenen Einzelfall abgeben.
- Pflege und Aktualisierung. Ändert sich die Rechtslage oder das eigene Tool-Portfolio, muss die Richtlinie mitgehen – manche Angebote schließen das laufend ein, andere liefern nur ein einmaliges Dokument.
Kostenlose Muster und neutrale Beratung
Bevor Sie Geld ausgeben, lohnt sich ein Blick auf drei kostenfreie Anlaufstellen:
- GDD-Musterrichtlinie. Die Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit e. V. (Bonn) stellt eine „Betriebliche Richtlinie zum Einsatz Künstlicher Intelligenz“ als kostenloses PDF zum Download bereit.
- novidata-Muster. NOVINET GmbH & Co. KG (Kelheim) bietet unter der Marke novidata ein kostenloses Muster für eine KI-Richtlinie mit neun Gliederungspunkten sowie ein aufgezeichnetes Webinar dazu an.
- Mittelstand-Digital Zentrum Berlin. Im Förderauftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft bietet das Zentrum eine kostenlose, anbieterneutrale Anleitung samt Vorlagen zur Erstellung einer KI-Richtlinie in sieben Schritten – keine kommerzielle Beratung, sondern ein öffentlich finanziertes Angebot.
Diese drei Angebote sind keine Empfehlung und kein Vergleich zu den kostenpflichtigen Anbietern weiter unten – sie stehen hier, weil sie zur Sache gehören.
Anbieter im Überblick
Angaben laut den Websites der Anbieter. Links und Preisangaben zuletzt geprüft: 09/2026. Die Reihenfolge ist keine Rangfolge. Kein Anbieter bezahlt für seinen Eintrag, und wir erhalten derzeit auch keine Vergütung für vermittelte Anfragen. Beides kann sich ändern – bezahlte Platzierungen kennzeichnen wir dann unmittelbar am Eintrag als „Anzeige“, eine Vermittlungsvergütung weisen wir an dieser Stelle aus. Wie wir uns finanzieren, steht auf Transparenz.
| Anbieter | Sitz | Format | Rechtliche Prüfung | Preis veröffentlicht |
|---|---|---|---|---|
| Keyed GmbH | Altenberge | Software (KI-VO-Modul) und Beratung | nein, Compliance-Tooling | nein |
| caralegal GmbH | Berlin | SaaS-Plattform (AI Flow) | nein, Software | nein |
| PROLIANCE GmbH | München | Individuelle Beratung | ja | nein |
| RDP Rechtsanwälte | Augsburg | Anwaltliche Mandatsberatung | ja | nein |
Keyed GmbH
Software und Beratung · Sitz Altenberge · KI-VO-Modul als Zusatzpaket
Keyed GmbH mit Sitz in Altenberge, spezialisiert auf Datenschutz- und KI-Compliance-Software. Zur Erstellung einer KI-Richtlinie bietet der Anbieter nach eigenen Angaben ein „KI-Paket“ als Zusatzmodul zu seiner Datenschutzmanagement-Software an sowie wahlweise einen externen KI-Beauftragten als Beratungsleistung. Die Software soll laut Anbieter helfen, Anforderungen der KI-Verordnung „in wenigen Minuten“ zu verstehen und daraus Vorlagen abzuleiten. Die Preise der Software-Tarife (Starter, Professional, Enterprise) und des KI-Pakets sind nach Anbieterangaben gestaffelt; für größere Umsetzungen wird ein individuelles Angebot erstellt.
Passt, wenn die Richtlinie Teil eines laufend gepflegten Compliance-Tools sein soll, nicht nur ein einmaliges Dokument · Preis: vom Anbieter nicht veröffentlicht, gestaffelt nach Tarif
caralegal GmbH
SaaS-Plattform · Sitz Berlin · Modul „AI Flow“
caralegal GmbH mit Sitz in Berlin, eine Plattform für Datenregulatorik mit mehreren Modulen (Privacy Flow, AI Flow, Risk Flow, Audit & Vendor Flow). Das Modul „AI Flow“ (Anbieterbezeichnung „AI-Act Pioneer“) unterstützt laut Anbieter bei der KI-Systemklassifizierung nach der KI-Verordnung und bei der Erstellung interner Richtlinien, eingebettet in eine laufend genutzte Compliance-Software statt eines einmaligen Dokuments. Für gemeinnützige Organisationen nennt der Anbieter einen Rabatt von 50 Prozent auf alle Pakete.
Passt, wenn die KI-Richtlinie zusammen mit weiterer Datenschutz- und Compliance-Dokumentation in einer Plattform geführt werden soll · Preis: vom Anbieter nicht veröffentlicht, individuelles Angebot
PROLIANCE GmbH
Individuelle Beratung · Sitz München · Teil der KI-Compliance-Beratung
PROLIANCE GmbH mit Sitz in München, ein auf KI-Compliance spezialisiertes Beratungsunternehmen. Anders als beim getrennt zu betrachtenden Schulungsangebot des Unternehmens (siehe KI-Schulung für Mitarbeiter) geht es hier um die KI-Compliance-Beratung: Nach Anbieterangaben unterstützen zertifizierte Experten bei der KI-Systemklassifizierung nach der KI-Verordnung, bei der datenschutzrechtlichen Prüfung eingesetzter KI-Tools und beim Erstellen individueller, rechtssicherer KI-Richtlinien für das jeweilige Unternehmen.
Passt, wenn eine auf den eigenen Betrieb zugeschnittene, rechtlich geprüfte Richtlinie gesucht wird, kein Software-Modul · Preis: vom Anbieter nicht veröffentlicht, auf Anfrage
Röhl · Dehm & Partner Rechtsanwälte mbB (RDP)
Anwaltliche Mandatsberatung · Sitz Augsburg · Standort auch München
Röhl · Dehm & Partner Rechtsanwälte mbB, eine Kanzlei mit Sitz in Augsburg und einem weiteren Standort in München. Im Rechtsgebiet KI-Recht begleiten die Anwälte nach eigener Darstellung Unternehmen bei KI-Projekten von der Konzeption bis zum Betrieb, beim Aufbau der Rolle des KI-Beauftragten, bei KI-Vertragsrecht sowie mit Fortbildungen für Führungskräfte und Betriebsräte. Eine KI-Richtlinie entsteht hier nicht als standardisiertes Produkt, sondern im Rahmen eines individuellen Mandats zur KI-Compliance des jeweiligen Unternehmens.
Passt, wenn die Richtlinie eng mit weiteren rechtlichen Fragen (Verträge, Betriebsrat) abgestimmt werden soll · Preis: vom Anbieter nicht veröffentlicht, Mandat nach Erstgespräch
Häufige Fragen
Ist eine KI-Richtlinie gesetzlich vorgeschrieben?
Nicht als eigenes, benanntes Dokument. Die KI-Verordnung schreibt kein Format vor. Sie verlangt aber Dinge, die sich ohne interne Regeln kaum umsetzen lassen – etwa ausreichende KI-Kompetenz nach Artikel 4 oder Risikomanagement bei Hochrisiko-Systemen nach Artikel 26. Eine Richtlinie ist der übliche Weg, das umzusetzen, nicht die gesetzliche Vorgabe selbst.
Reicht ein kostenloses Muster?
Für viele kleinere Unternehmen ist ein angepasstes kostenloses Muster ein vertretbarer Start. Wo besondere Risiken bestehen – etwa der Einsatz von Hochrisiko-Systemen, sensible Daten oder ein aktiver Betriebsrat – lohnt sich eine individuelle rechtliche Prüfung, weil ein generisches Muster diese Besonderheiten nicht abbildet.
Muss der Betriebsrat zustimmen?
Das kommt auf das eingesetzte System an. Kann es geeignet sein, Verhalten oder Leistung von Mitarbeitenden zu überwachen, greift nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz ein Mitbestimmungsrecht – unabhängig von der KI-Verordnung. Das ist im Einzelfall zu prüfen, pauschal lässt sich das nicht beantworten.
Was gehört mindestens in eine KI-Richtlinie?
Nach den hier verglichenen Mustern und Anbietern üblich sind: Geltungsbereich, erlaubte und verbotene Anwendungen, Umgang mit vertraulichen und personenbezogenen Daten, Pflicht zur Kontrolle von KI-Ergebnissen durch Menschen, Kennzeichnung nach außen und eine benannte Ansprechperson.
Wie oft muss die Richtlinie aktualisiert werden?
Eine feste Frist schreibt die KI-Verordnung nicht vor. Sinnvoll ist eine Aktualisierung, sobald sich die eingesetzten KI-Werkzeuge, die Rechtslage oder die betriebliche Organisation wesentlich ändern. Software-Anbieter aus dieser Liste bewerben laufende Pflege als Vorteil gegenüber einem einmaligen Dokument.
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Schreiben Sie uns, ob Sie eher ein individuell erstelltes Dokument, eine anwaltliche Prüfung oder eine laufend gepflegte Compliance-Software suchen. Wir sehen uns Ihre Anfrage an und geben sie an die Anbieter aus dem Verzeichnis weiter, die fachlich dazu passen – es können sich also mehrere bei Ihnen melden. Kostenlos und unverbindlich.
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