Telefonie · Automatisierung
KI-Telefonassistent
Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe rund um die Uhr entgegen, erkennt das Anliegen, bucht Termine und gibt komplexe Fälle an Ihr Team weiter. Hier finden Sie Anbieter mit ihren Serverstandorten und Abrechnungsmodellen – und was Sie rechtlich beachten müssen, von der Transparenzpflicht der KI-Verordnung bis zur Schweigepflicht.
Wichtig: Transparenzpflicht der KI-Verordnung seit 2. August 2026
Seit diesem Datum gilt Artikel 50 der KI-Verordnung – Verordnung (EU) 2024/1689 in der Fassung der Änderungsverordnung (EU) 2026/1744. Für KI am Telefon ist Absatz 1 der entscheidende Satz, und er richtet sich an den Anbieter: Er muss das System so konzipieren und entwickeln, dass Anrufer erfahren, dass sie mit einem KI-System sprechen. Die Pflicht entfällt nur, wenn das aus Sicht einer angemessen informierten, aufmerksamen und verständigen Person ohnehin offensichtlich ist – eine Ausnahme, die die Europäische Kommission eng auslegt und auf die sich am Telefon kaum jemand berufen kann. Sie als Nutzer des Assistenten schulden diese Information nach Absatz 1 also nicht selbst; Sie sind aber darauf angewiesen, dass der Anbieter sie erfüllt.
Praktisch heißt das für Sie: Fragen Sie jeden Anbieter, ob sich sein Assistent von sich aus als KI vorstellt – und ob das voreingestellt ist oder erst nachgerüstet werden muss.
Eine Frist betrifft nicht Sie, sondern Ihren Anbieter: Für Systeme, die vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht wurden, muss er die maschinenlesbare Kennzeichnung nach Artikel 50 Absatz 2 erst ab dem 2. Dezember 2026 umsetzen (Artikel 111 Absatz 4 der KI-Verordnung).
Das ist keine Rechtsberatung. Klären Sie die konkreten Pflichten für Ihren Fall im Zweifel juristisch ab.
Voicebot, Sprachbot, KI-Telefonassistent – wo der Unterschied liegt
Voicebot, Sprachbot, Telefon-KI, KI-Telefonassistent – im Markt meinen diese Begriffe fast immer dasselbe, und Anbieter bewerben ein und dasselbe Produkt mal so, mal so. Streng genommen ist ein Voicebot der Oberbegriff für jeden sprachgesteuerten Assistenten, egal ob am Telefon, in einer App oder auf der Website. Ein KI-Telefonassistent ist der Sonderfall, der über die Telefonleitung läuft – und genau darum geht es auf dieser Seite. Wenn Sie Voicebot-Anbieter vergleichen, achten Sie darauf, welchen Kanal ein Angebot tatsächlich bedient: Ein Voicebot fürs Web hilft Ihnen am Festnetz nicht weiter. Telefon ist dabei nur ein Kanal von mehreren; wie Chat, E-Mail und Telefon zusammenspielen, steht unter Kundenservice automatisieren.
Was so ein Assistent übernimmt
- Anrufe annehmen – auch parallel. Kein Besetztzeichen, keine Warteschleife, auch nachts und am Wochenende.
- Termine buchen. Der Assistent prüft den Kalender während des Gesprächs und trägt den Termin direkt ein.
- Anliegen erfassen und weiterleiten. Wer anruft, worum es geht, wie dringend – strukturiert ins CRM oder Ticketsystem.
- An Menschen übergeben. Bei komplexen Fällen oder auf Wunsch des Anrufers.
- Ausgehend anrufen. Manche Anbieter können auch Terminerinnerungen oder Rückfragen selbständig abtelefonieren.
Worauf Sie achten sollten
- Die Übergabe an Menschen. Sagt jemand „Mitarbeiter“, muss das Gespräch sofort weitergehen – ohne Schleife.
- Serverstandort und AVV. Telefonate enthalten personenbezogene Daten. Klären Sie Verarbeitungsort, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 Absatz 3 DSGVO, Speicherfristen und Löschkonzept vor dem Start. Fragen Sie dabei auch nach den Unterauftragnehmern für Spracherkennung, Sprachausgabe und Telefonie – die stehen selten auf der Produktseite, und nach Artikel 28 Absatz 2 DSGVO darf Ihr Anbieter sie nur mit Ihrer vorherigen Genehmigung einsetzen und muss Sie über jeden Wechsel informieren.
- Berufsgeheimnis. Die Schweigepflicht nach § 203 Absatz 1 StGB trifft deutlich mehr Berufe als Arztpraxen, Kanzleien und Steuerberatungen – auch Zahn- und Tierärzte, Apotheker und weitere Heilberufe, Berufspsychologen, Notare, Patentanwälte, Wirtschaftsprüfer, Ehe-, Familien- und Suchtberater, staatlich anerkannte Sozialarbeiter und Beschäftigte privater Kranken-, Unfall- und Lebensversicherer. Einschalten dürfen sie einen Telefonassistenten: § 203 Absatz 3 Satz 2 StGB erlaubt das Offenbaren gegenüber mitwirkenden Dienstleistern, soweit es für deren Tätigkeit erforderlich ist – und gegenüber den weiteren Personen, deren sich der Dienstleister bedient. Die Bedingung: Sie müssen dafür Sorge tragen, dass alle Mitwirkenden zur Geheimhaltung verpflichtet sind (§ 203 Absatz 4 Satz 2 Nummer 1 StGB). Diese Pflicht liegt bei Ihnen, nicht beim Anbieter; dass ein Anbieter seine Mitarbeitenden ausdrücklich verpflichtet oder Betrieb im eigenen Netz anbietet, ist für diese Berufsgruppen deshalb der entscheidende Punkt.
- Abrechnungsmodell. Monatliche Grundgebühr, Preis pro Minute, Guthabenpakete oder eine Mischung – bei vielen Anrufen macht das einen großen Unterschied. Lassen Sie sich Grundgebühr und Minutenpreis getrennt nennen und rechnen Sie mit Ihrem echten Anrufaufkommen durch.
- Aufzeichnung. Klären Sie, ob der Assistent den Ton mitschneidet oder nur verschriftet. Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt auf einen Tonträger aufnimmt, macht sich nach § 201 Absatz 1 Nummer 1 StGB strafbar – Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren. „Unbefugt“ entfällt, wenn die Beteiligten einwilligen; ein Hinweis zu Gesprächsbeginn und eine echte Wahlmöglichkeit sind deshalb keine Höflichkeit, sondern die Grundlage. Eine reine Verschriftung ohne Tonmitschnitt fällt nicht unter diese Vorschrift – die datenschutzrechtlichen Pflichten bleiben in beiden Fällen.
- Betriebsrat. Wenn Ihr Assistent Gespräche an Mitarbeitende übergibt, festhält, wer welchen Anruf übernommen hat, oder Gespräche mitschneidet und auswertet, ist er eine technische Einrichtung im Sinne des § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG. Wo ein Betriebsrat besteht, ist dessen Mitbestimmung bei Einführung und Anwendung erforderlich; nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts genügt dafür, dass die Einrichtung zur Überwachung objektiv geeignet ist – eine Überwachungsabsicht muss nicht vorliegen (BAG, Beschluss vom 13.12.2016 – 1 ABR 7/15). Ohne Betriebsrat entfällt dieser Schritt.
Anbieter im Überblick
Angaben laut den Websites der Anbieter. Zuletzt geprüft: 10/2026. Die Reihenfolge ist keine Rangfolge. Kein Anbieter bezahlt für seinen Eintrag, und wir erhalten derzeit auch keine Vergütung für vermittelte Anfragen. Beides kann sich ändern – bezahlte Platzierungen kennzeichnen wir dann unmittelbar am Eintrag als „Anzeige“, eine Vermittlungsvergütung weisen wir an dieser Stelle aus. Wie wir uns finanzieren, steht auf Transparenz.
voiceOne
Plattform · Sitz Bamberg · mehrsprachig ohne Aufpreis
Telefonassistent der voiceOne UG aus Bamberg. Der Assistent nimmt Anrufe an, bucht Termine im Kalender oder in der Praxissoftware, leitet kontextabhängig weiter und beantwortet Standardfragen. Neben dem Telefonkanal nennt der Anbieter Chat-Bot, Video-Avatar und ein browserbasiertes Softphone sowie ein eigenes CRM und Outbound-Kampagnen. Für Häuser mit hoher Anforderung an Datenhoheit gibt es eine Variante für den Betrieb im eigenen Netz; die Cloud-Variante läuft nach Anbieterangabe im Rechenzentrum Hetzner in Falkenstein. Welche Dienstleister Spracherkennung, Sprachausgabe und Sprachmodell liefern, lag bei der Prüfung nicht vor. Ein kostenloser Testzugang ist möglich.
Datenhaltung: Deutschland, On-Premises möglich · Preis: ab 29 € im Monat
fonio.ai
Plattform · Sitz Wien · monatlich oder jährlich abrechenbar
Telefonassistent der fonio GmbH aus Wien. Eingerichtet wird ohne Programmierkenntnisse; der Assistent nimmt Anrufe an, erfasst Anliegen, bucht Termine direkt im Gespräch über die Kalenderanbindung und führt auch ausgehende Anrufe. Der Anbieter nennt über 120 Stimmen und mehr als 60 Sprachen. Nach eigener Angabe entwickelt er einen eigenen Orchestration-Layer und will damit sicherstellen, dass alle Daten bei ihm bleiben. Abgerechnet wird über ein Abo mit enthaltenen Gesprächsminuten, wahlweise monatlich oder jährlich; ist das Kontingent aufgebraucht, kommen nach Anbieterangabe automatisch Pakete zu 100 Minuten für je 15 Euro hinzu. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist nach Anbieterangabe Teil der Vertragsbedingungen. Ob sich der Assistent zu Gesprächsbeginn als KI zu erkennen gibt, lag bei der Prüfung nicht vor.
Datenhaltung: Deutschland (Nürnberg) · Preis: ab 119 € im Monat, bei Jahreszahlung ab 99 €
Zeeg
Plattform · Sitz Berlin · monatlich kündbar
KI-Telefonassistent und Terminbuchungssoftware der Zeeg GmbH aus Berlin, mit integriertem CRM. Eingerichtet wird ohne Programmierkenntnisse. Der Assistent nimmt Anrufe entgegen, erfasst das Anliegen und bucht Termine noch im Gespräch über die Kalenderanbindung beim zuständigen Teammitglied; ausgehende Anrufe führt er ebenfalls. Zu Gesprächsbeginn weist er darauf hin, dass eine KI am Telefon ist. Auf der Website sind sieben Sprachen ausgewiesen – Deutsch, Englisch, Spanisch, Russisch, Französisch, Türkisch und Italienisch – mit jeweils einer Auswahl an Stimmen; der Anbieter selbst nennt über 50 Stimmen. Der Hinweis zu Gesprächsbeginn und die Stimmenzahl sind Angaben des Anbieters (08/2026).
Abgerechnet wird monatlich mit jederzeitiger Kündigungsmöglichkeit oder jährlich; bei jährlicher Abrechnung nennt der Anbieter bis zu 25 % Ersparnis beim Terminbuchungstarif und bis zu 17 % beim Minutenpaket. Die Minutenpakete enthalten eingehende und ausgehende Gesprächsminuten; der Minutenpreis sinkt mit dem gebuchten Volumen, nach der Preisliste von rund 0,20 € auf rund 0,11 € je eingehender Minute bei jährlicher Abrechnung. Gehostet wird in Deutschland und der EU, nach Angaben des Anbieters ohne US-Cloud-Anbieter (08/2026). Nach Angaben des Anbieters ist der Dienst vollständig DSGVO-konform (08/2026). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist laut Anbieter im Preis enthalten.
Datenhaltung: Deutschland und Europa · Preis: ab 10 € pro Nutzer im Monat bei jährlicher Zahlung, Minutenpakete ab 49 € im Monat bei jährlicher Zahlung für 250 eingehende und 178 ausgehende Minuten
IhreTelefonzentrale.de
Dienstleister · Sitz Altenstadt · eigenes Callcenter
Telefonservice und KI-Voicebot der Ihre Telefonzentrale e.K. aus Altenstadt im Rhein-Main-Gebiet, nach eigenen Angaben seit 2005 am Markt, inhabergeführt und mit über 200 Firmenkunden. Wenn der Anrufer einen Menschen verlangt, übernimmt nach Angaben des Anbieters entweder Ihr Team oder dessen festangestelltes Serviceteam aus Hessen. Dieser hybride Service ist in den Tarifen Business, Pro und Individual enthalten, kostet keinen monatlichen Aufpreis und wird mit 1,12 € je Minute sekundengenau abgerechnet (Mo–Fr 8–18 Uhr, Sa 9–13 Uhr), zuzüglich einer einmaligen Einrichtung ab 149 €. Für Praxen, Kanzleien und Steuerberatungen werden die Mitarbeitenden zusätzlich auf die Verschwiegenheit nach § 203 StGB verpflichtet. Der Bot stellt sich zu Gesprächsbeginn als KI vor; genannt werden außerdem ein AVV nach Art. 28 DSGVO sowie das Verstehen von über 150 Dialekten und Fachbegriffen. Neben dem KI-Voicebot gibt es einen reinen Telefonservice ohne KI.
Die Preisliste nennt für den KI-Voicebot die Tarife Easy mit 129 € und 50 KI-Minuten, Business mit 249 € und 150 Minuten, Pro mit 499 € und 300 Minuten sowie Individual ab 1.249 € im Monat mit individuellem Volumen. Die einmalige Einrichtung kostet 199 € bei Easy, 349 € bei Business und 999 € bei Pro; Individual startet als dreimonatiger Pilot für pauschal 4.999 €. Zusätzliche KI-Minuten kosten 0,29 €, eine Premium-Stimme 0,10 € je Minute mehr. Der reine Telefonservice ohne KI beginnt laut Preisliste bei 39 € Grundgebühr im Monat im Zwölfmonatstarif zuzüglich 1,12 € je Gesprächsminute und 50 € Einrichtung. Alle Preise netto.
Datenhaltung: Deutschland/EU · Preis: ab 129 € im Monat für den KI-Voicebot (Tarif Easy mit 50 KI-Minuten), zzgl. 199 € Einrichtung
comdesk (vormals CallOne)
Plattform · Sitz Kölln-Reisiek · mit Cloud-Telefonanlage
Die Comdesk GmbH aus Kölln-Reisiek bei Elmshorn führt die früheren Marken CallOne und inopla unter dem Namen comdesk zusammen; callone.de leitet inzwischen auf comdesk.de weiter. Kombiniert werden VoiceAgent, Contact-Center-Software mit ACD und Cloud-Telefonie in einer Plattform. Vorkonfiguriert stehen vier Agententypen bereit: ein Sekretariats-Agent für die Anrufannahme, ein Weiterleitungs-Agent für das Durchstellen an die richtige Person, ein FAQ-Agent mit oder ohne Weiterleitung und ein Callcenter-Agent, der abgefragte Kunden- oder Vertragsnummern strukturiert an die Agentenmaske übergibt. Die Lösungen beruhen auf erprobten Prompt-Vorlagen; eigene Anpassungen sind möglich, werden vom Anbieter aber nicht im Support geführt. Die veröffentlichten Tarife gelten für Cloud-Telefonanlage und Teams-Telefonie: Essential ab 3,90 €, Business ab 9,90 € und Professional ab 19,90 € je Nutzer und Monat bei zwölf Monaten Laufzeit, bei monatlicher Laufzeit 4,90 €, 11,90 € und 22,90 €. Den AI VoiceAgent führt der Anbieter unter den individuellen Lösungen und vergibt ihn über ein Angebot; die Kosten richten sich laut Anbieter nach Umfang, Gesprächsvolumen und gewünschter Funktionalität.
Datenhaltung: Deutschland · Preis: laut Anbieter individuelle Lösung, Angebot auf Anfrage
goai
Individuelle Umsetzung · Sitz Ansfelden · Anbindung an CRM und ERP
Die goai GmbH sitzt in Haid bei Ansfelden und unterhält ein Büro in Leonding. Sie entwickelt die Assistenten individuell und richtet sie komplett ein, statt eine Plattform zum Selbstkonfigurieren bereitzustellen. Abgedeckt werden nach eigenen Angaben drei Richtungen: eingehend Kundenservice, Terminbuchung, Ticket-Erstellung und First-Level-Support; ausgehend Reaktivierung, Terminerinnerungen, Lead-Qualifizierung und Mahnwesen; dazu interne Fälle wie IT-Service-Desk oder Recruiting-Anrufe. Angebunden werden nach Anbieterangabe CRM-, ERP-, Kalender-, Shop- und Ticketsysteme über native Schnittstelle, REST-API, Webhook oder MCP-Server; namentlich weist der Anbieter derzeit eine Shopify-Integration und eine Anbindung an die Praxissoftware treatsoft aus. Der Assistent wird nach Anbieterangabe mit der bestehenden Rufnummer des Kunden verbunden. Eigene Stimmen sind möglich. Der Anbieter nennt drei Betriebsmodelle: EU-gehostet, eine dedizierte Instanz mit Datenhaltung in Österreich oder vollständig im Rechenzentrum des Kunden. Neben Direktkunden ist ein Schwerpunkt die Einbettung als White-Label-Komponente bei Softwareanbietern, die den Telefonassistenten unter eigener Marke in ihr Produkt integrieren. Abgerechnet wird nach tatsächlichen Gesprächsminuten, mit Mengenstaffeln und einem jährlichen Mindestvolumen; Lizenz, Wartung, Support und laufende Betreuung sind im Minutenpreis enthalten, Einrichtung und Integration werden gesondert nach Aufwand abgerechnet. Beide Angaben stammen vom Anbieter selbst (08/2026). Branchenschwerpunkte laut Anbieter unter anderem öffentlicher Sektor, Versicherungen und Finanzinstitute, Gesundheitswesen, Energieversorgung, E-Commerce sowie Facility- und Gebäudemanagement.
Datenhaltung: EU; dedizierte Instanz in Österreich oder On-Premise möglich · Preis: nach tatsächlichen Gesprächsminuten mit Mengenstaffeln und jährlichem Mindestvolumen, Einrichtung und Integration gesondert; Angebot nach dem Erstgespräch (Angaben des Anbieters, 08/2026)
ATLAS Consulting
Agentur · Sitz Pohlheim · schlüsselfertige Einrichtung
Agentur statt Produkt: ATLAS Consulting, firmierend als B&K Vertriebsagentur UG in Pohlheim im Raum Gießen, richtet die Telefon-KI komplett ein – Prompts, Gesprächsflows, Rufnummern und Anbindungen an CRM, Kalender und Ticketsystem. Der Ablauf ist nach eigenen Angaben vierstufig: kostenloses Erstgespräch, Potenzialanalyse, Implementierung, Schulung des Teams. Genannt werden Anrufannahme, Terminvergabe und Lead-Qualifizierung sowie die Kalenderanbindung an Google, Microsoft 365/Outlook und Apple, im Tarif Professional zusätzlich an Cal.com und Calendly. Über 100 Sprachen mit individuellen Stimmen, die Sentiment-Analyse mit automatischer Eskalation an Mitarbeitende, ausgehende Anrufkampagnen und die Workflow-Automatisierung über Make, n8n oder Zapier ordnet der Anbieter auf seiner Seite dem Enterprise-Umfang zu, nicht dem Einstiegstarif.
Die Tarife enthalten ein Freiminutenkontingent, danach wird sekundengenau nachberechnet. Der Einstiegstarif Standard kostet 149 € im Monat netto zzgl. 199 € Einrichtung und enthält 1.000 Freiminuten; die zweite Stufe Professional kostet 499 € im Monat netto zzgl. 749 € Einrichtung und enthält 5.000 Freiminuten. Über das Kontingent hinaus werden in beiden Tarifen 0,15 € je Minute berechnet. Für Individuallösungen nennt der Anbieter keinen Preis. Nach eigenen Angaben besteht eine Geld-zurück-Zusage innerhalb von 30 Tagen. Neben der Telefon-KI bietet die Agentur KI-Beratung, Automatisierung, Schulungen und individuelle Software.
Datenhaltung: Deutschland · Preis: ab 149 € im Monat netto zzgl. 199 € Einrichtung
Häufige Fragen
Merken Anrufer, dass es eine KI ist?
Sie sollen es sogar merken. Seit dem 2. August 2026 verlangt Artikel 50 Absatz 1 der KI-Verordnung, dass ein KI-System, das direkt mit Menschen spricht, so gebaut ist, dass die Anrufer erfahren, dass sie mit KI sprechen – geschuldet wird das vom Anbieter des Systems, nicht von Ihnen als Nutzer. Die Sprachqualität moderner Assistenten ist zwar hoch, aber Verstecken ist keine Option: Dass es ohnehin offensichtlich wäre, lässt die Europäische Kommission nur in engen Grenzen gelten.
Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Das hängt vor allem am Abrechnungsmodell, nicht am Listenpreis. Verbreitet sind drei Varianten: monatliche Grundgebühr mit enthaltenen Minuten, reine Abrechnung nach Verbrauch ohne Grundgebühr, und Guthabenpakete. Dazu kommen je nach Anbieter Kosten für Telefonnummer, zusätzliche Nutzer oder Sprachen. Rechnen Sie die Modelle mit Ihrem tatsächlichen Anrufaufkommen durch – zwei Angebote mit gleichem Grundpreis können bei derselben Zahl von Anrufen sehr verschiedene Monatsrechnungen ergeben. Was die Anbieter zu ihren Preisen sagen, steht oben im jeweiligen Eintrag.
Funktioniert das auch mit Dialekt?
Einige Anbieter werben ausdrücklich damit, Dialekte, Fachbegriffe und gebrochenes Deutsch zu verstehen. Wie gut das im Alltag klappt, sollten Sie vor dem Abschluss testen – mehrere Anbieter erlauben einen kostenlosen Testanruf.
Darf eine Arztpraxis oder Kanzlei das überhaupt nutzen?
Grundsätzlich ja – und nicht nur Arztpraxen und Kanzleien müssen hier aufpassen: § 203 Absatz 1 StGB erfasst unter anderem auch Zahn- und Tierärzte, Apotheker, Berufspsychologen, Notare, Patentanwälte, Wirtschaftsprüfer, Suchtberater und staatlich anerkannte Sozialarbeiter. Das Einschalten eines Telefondienstleisters ist erlaubt (§ 203 Absatz 3 Satz 2 StGB), aber nur, wenn Sie dafür Sorge tragen, dass alle mitwirkenden Personen zur Geheimhaltung verpflichtet sind – einschließlich der Unterauftragnehmer für Spracherkennung, Sprachausgabe und Telefonie. Wichtig sind deshalb Anbieter, die entweder Betrieb im eigenen Netz ermöglichen oder ihre Mitarbeitenden ausdrücklich auf die Verschwiegenheit verpflichten. Diesen Punkt unbedingt schriftlich klären.
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