Compliance & Sicherheit · Hinweisgebersystem
Hinweisgebersystem
Ein Hinweisgebersystem nimmt Meldungen über Rechtsverstöße im Unternehmen entgegen und leitet sie vertraulich an eine zuständige Stelle weiter – seit dem Hinweisgeberschutzgesetz ist das für viele Unternehmen Pflicht, nicht Kür. Hier finden Sie sieben Anbieter im Vergleich, dazu die Frage, wer zur internen Meldestelle verpflichtet ist und was bei einem Verstoß droht. Manche Anbieter liefern nur die Software, andere übernehmen die Meldestelle gleich mit.
Stand: September 2026. Dieser Text ist eine inhaltliche Einordnung und keine Rechtsberatung.
Wie diese Liste entstanden ist
Ausgewählt: Aufgenommen haben wir Anbieter, die ein Hinweisgebersystem oder eine externe Meldestelle als eigenständige Leistung mit auffindbarem Impressum und nachvollziehbarer Leistungsbeschreibung anbieten – Software-Plattformen ebenso wie Kanzleien, die den Meldekanal als Dienstleistung betreiben.
Bezahlt hat niemand: Kein Anbieter hat für die Aufnahme oder die Reihenfolge in dieser Liste bezahlt. Sollte sich das ändern, kennzeichnen wir eine bezahlte Platzierung unmittelbar am Eintrag als „Anzeige“.
Geprüft im Monat September 2026: Firmierung, Sitz und Preisangaben wurden im September 2026 gegen Impressum und Leistungsseiten der Anbieter geprüft. Wo eine Angabe – etwa ein Preis oder der Rechenzentrumsstandort – nicht öffentlich auffindbar war, steht das so auf der Seite, statt geschätzt zu werden.
Womit PontoIt Geld verdienen soll: Wir planen, künftig gekennzeichnete Anzeigenplätze und eine Vergütung für vermittelte Anfragen anzubieten. Beides läuft heute noch nicht. Details stehen auf der Seite Transparenz.
Wer zur internen Meldestelle verpflichtet ist
- Ab 50 Beschäftigten. Die Pflicht zur internen Meldestelle gilt für Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten (§ 12 Abs. 2 HinSchG). Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten galt eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023 – seither gilt die Pflicht uneingeschränkt für alle Beschäftigungsgeber ab 50 Beschäftigten.
- Ohne Schwellenwert. Finanzdienstleister, Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Banken, Versicherungsunternehmen und Kryptowerte-Institute müssen eine interne Meldestelle unabhängig von der Beschäftigtenzahl einrichten (§ 12 Abs. 3 HinSchG).
- Bußgeld bei fehlender Meldestelle. Wer keine interne Meldestelle einrichtet oder betreibt, riskiert laut mehreren Fachquellen zu § 40 HinSchG ein Bußgeld bis 20.000 Euro.
- Höheres Bußgeld bei Behinderung und Repressalien. Wer Meldungen behindert, Repressalien gegen Hinweisgeber ergreift oder die Vertraulichkeit vorsätzlich beziehungsweise leichtfertig verletzt, riskiert laut denselben Quellen ein Bußgeld bis 50.000 Euro; eine nur fahrlässige Vertraulichkeitsverletzung bis 10.000 Euro.
Quelle: § 12 und § 40 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), zusammengefasst nach mehreren übereinstimmenden Fachquellen; der amtliche Gesetzestext war bei der Prüfung über die üblichen Quellen technisch nicht direkt abrufbar. Abgerufen im September 2026.
Hinweisgebersystem, Meldestelle und Ombudsperson – was der Unterschied ist
Ein Hinweisgebersystem ist die technische oder organisatorische Infrastruktur, über die Beschäftigte und teils auch externe Personen Hinweise auf Rechtsverstöße melden können – meist ein Online-Formular, oft ergänzt um eine Telefonhotline oder ein persönliches Gespräch. Die interne Meldestelle ist dagegen die vom Gesetz verlangte Funktion: eine oder mehrere Personen im Unternehmen, die eingehende Meldungen entgegennehmen, deren Stichhaltigkeit prüfen und geeignete Folgemaßnahmen ergreifen. Ein System allein erfüllt die Pflicht also nicht – es braucht auch jemanden, der die Meldestelle tatsächlich besetzt.
Manche Unternehmen besetzen die Meldestelle mit eigenen Beschäftigten, etwa aus Compliance, Personalabteilung oder Rechtsabteilung. Andere lagern diese Funktion an eine externe Ombudsperson aus – meist einen Rechtsanwalt, der als unabhängige Vertrauensperson Meldungen entgegennimmt und rechtlich einordnet, bevor er sie an das Unternehmen weitergibt. Mehrere der hier gelisteten Anbieter kombinieren Software und Ombudsperson-Betreuung in einem Angebot; andere liefern ausschließlich die technische Plattform.
Was ein Hinweisgebersystem leistet
- Meldekanal. Online-Formular, oft ergänzt um eine Telefonhotline, mit der Möglichkeit zur anonymen Meldung.
- Verschlüsselte Rückkommunikation. Ein Postfach, über das Meldestelle und Hinweisgeber auch anonym weiter kommunizieren können, etwa für Rückfragen.
- Fallmanagement. Workflows, Fristen- und Eskalationsmanagement für die Bearbeitung eingehender Meldungen durch die Meldestelle.
- Dokumentation. Revisionssichere Ablage, die die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abbildet und im Zweifel den ordnungsgemäßen Umgang mit einer Meldung belegt.
- Mehrsprachigkeit und Reporting. Bei den meisten Anbietern mehrere Meldesprachen sowie Auswertungen für die Geschäftsleitung, etwa Fallzahlen und Bearbeitungsdauer.
Fragen, die vor der Beauftragung zu klären sind
- Wer besetzt die Meldestelle? Ein System allein reicht nicht – klären Sie, ob Sie die Meldestelle selbst besetzen oder ob der Anbieter eine Ombudsperson stellt, und was das zusätzlich kostet.
- Wo werden die Daten gehostet? Meldungen enthalten oft besonders sensible Angaben. Fragen Sie nach dem Rechenzentrumsstandort und danach, ob Daten in Länder außerhalb der EU übermittelt werden.
- Wie ist die Anonymität technisch abgesichert? Manche Systeme protokollieren IP-Adressen oder Metadaten, die eine anonyme Meldung im Zweifel doch zuordenbar machen. Lassen Sie sich erklären, was genau gespeichert wird.
- Welche Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist gelten? Mehrere Anbieter arbeiten mit zwölf Monaten Mindestlaufzeit und Jahresvorauszahlung – das sollte vor der Unterschrift feststehen, nicht erst bei der ersten Kündigung.
- Was passiert bei Vertragsende mit den Daten? Klären Sie, wie lange Meldungen nach Vertragsende aufbewahrt und wie sie danach gelöscht oder übergeben werden.
Was den Preis bestimmt
Der größte Preistreiber ist, ob nur die Software gebucht wird oder zusätzlich eine Ombudsperson die Meldestelle besetzt – Letzteres kostet bei den hier gelisteten Anbietern etwa doppelt so viel wie die reine Plattform. Der zweite Faktor ist die Unternehmensgröße: Fast alle Anbieter staffeln ihren Preis nach Beschäftigtenzahl, weil mehr Beschäftigte auch mehr potenzielle Meldungen und höheren Bearbeitungsaufwand bedeuten. Hinzu kommen bei manchen Anbietern einmalige Kosten für das Onboarding sowie Zusatzmodule wie eine Telefon- oder Voice-Bot-Integration, die getrennt berechnet werden.
Von den sieben hier gelisteten Anbietern veröffentlichen fünf eine konkrete Preisstaffel: Parlabox beginnt bei 33 Euro pro Monat, LegalTegrity bei 49 Euro, Hintbox und activeMind.cloud bei jeweils 99 Euro, otris bei 299 Euro – jeweils als Einstiegspreis für die kleinste Staffelstufe, zuzüglich Umsatzsteuer. Wodianka privacy legal und Whistleblower Software von Formalize veröffentlichen keinen Preis; hier lag bei der Prüfung keine Zahl vor.
Angaben laut den Websites der Anbieter, bei activeMind.cloud laut der Kanzlei-Marke activemind.legal derselben Unternehmensgruppe. Links und Preisangaben zuletzt geprüft: 09/2026. Die Reihenfolge ist alphabetisch und keine Rangfolge. Kein Anbieter bezahlt für seinen Eintrag, und wir erhalten derzeit auch keine Vergütung für vermittelte Anfragen. Beides kann sich ändern – bezahlte Platzierungen kennzeichnen wir dann unmittelbar am Eintrag als „Anzeige“, eine Vermittlungsvergütung weisen wir an dieser Stelle aus. Wie wir uns finanzieren, steht auf Transparenz.
| Anbieter | Sitz | Schwerpunkt | Datenhaltung | Preis veröffentlicht |
|---|---|---|---|---|
| activeMind.cloud (activeMind AG) | München | SaaS, optional mit Ombudsperson der Kanzlei activeMind.legal | Deutschland, ISO-27001-zertifiziert | Ja, ab 99 €/Monat |
| Hintbox (lawcode GmbH) | Koblenz | SaaS mit Zusatzmodulen (E-Mail, Voice-Bot) | Deutschland, ISO/IEC-27001-zertifiziertes Rechenzentrum | Ja, ab 99 €/Monat |
| LegalTegrity GmbH | Frankfurt am Main | SaaS mit gestaffelten Paketen bis 1.000 Beschäftigte | Deutschland, Open Telekom Cloud | Ja, ab 49 €/Monat |
| otris software AG | Dortmund | SaaS oder On-Premises, auch für Lieferkette (LkSG/CSDDD) | Deutschland (Oldenburg) | Ja, ab 299 €/Monat |
| Parlabox (Cookiebox GmbH) | Münster | SaaS mit Best-Preis-Garantie | Deutschland (Google-Server) | Ja, ab 33 €/Monat |
| Whistleblower Software (Formalize ApS) | Aarhus, Dänemark | SaaS, international ausgerichtet | lag bei der Prüfung nicht vor | Nein |
| Wodianka privacy legal GmbH | Hamburg | Externe Meldestelle als Kanzleidienstleistung, kein eigenes Softwareprodukt | nicht anwendbar | Nein |
activeMind.cloud (activeMind AG)
Sitz München · Software mit optionaler Ombudsperson-Begleitung · Teil der activeMind-Unternehmensgruppe
Die activeMind AG mit Sitz in München betreibt unter der Marke activeMind.cloud ein Hinweisgebersystem als Compliance-Modul einer breiteren SaaS-Plattform. Nach Anbieterangabe läuft die Software auf deutschen, ISO-27001-zertifizierten Servern. Wer zusätzlich zur Software eine Ombudsperson benötigt, findet diese Kombination laut Website der Schwestermarke activemind.legal – Rechtsanwälte derselben Unternehmensgruppe prüfen Meldungen dann vertraulich, halten Rücksprache mit Hinweisgebern und liefern dem Unternehmen eine juristische Ersteinschätzung mit Handlungsempfehlung.
Passt, wenn Sie eine Meldestellen-Lösung suchen, die sich später um weitere Compliance-Module (etwa ISMS oder NIS2) erweitern lässt · Preis: 99 €/Monat für die Software allein, mit Ombudsperson 199 €/Monat (bis 249 Beschäftigte) bzw. 390 €/Monat (ab 250 Beschäftigte), jeweils zzgl. USt.
Hintbox (lawcode GmbH)
Sitz Koblenz · Hinweisgebersystem mit Voice-Bot-Option · Teil der lawcode-Suite
Die lawcode GmbH mit Sitz in Koblenz betreibt unter dem Namen Hintbox ein digitales Hinweisgebersystem, das laut Website auf Deutsch und Englisch nutzbar ist. Nach Anbieterangabe werden sämtliche Daten in einem ISO/IEC-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland gehostet, eine Übermittlung außerhalb der EU findet nicht statt. Zusätzlich zur reinen Meldeplattform bietet Hintbox laut Website ein Onboarding sowie optionale Module für E-Mail-Integration, eine Voice-Bot-Integration für telefonische Meldungen und Domain-Mapping, mit dem die Meldeseite unter einer eigenen Unternehmensdomain erreichbar ist.
Passt, wenn Ihnen eine telefonische Meldemöglichkeit per Voice-Bot wichtig ist und Sie die Meldeseite unter eigener Domain führen wollen · Preis: ab 99 €/Monat (1.188 €/Jahr, zzgl. USt.), Onboarding 390 € einmalig, Zusatzmodule ab 29 €/Monat
LegalTegrity GmbH
Sitz Frankfurt am Main · Gestaffelte Pakete bis 1.000 Beschäftigte · über 40 Meldesprachen
Die LegalTegrity GmbH mit Sitz in Frankfurt am Main bietet ein digitales Whistleblower-System mit automatisierter Fallverwaltung, Deadline-Management und chatbasierter, auch anonymer Kommunikation zwischen Meldenden und Sachbearbeitern. Nach Anbieterangabe ist die Software „Made and hosted in Germany“ und läuft in der Open Telekom Cloud der Deutschen Telekom mit Rechenzentren in Magdeburg und Biere. Ab dem Paket „Professional 1000“ unterstützt das System laut Website Meldungen in über 40 Sprachen. Als Zusatzmodule bietet LegalTegrity Online-Schulungen sowie einen eigenen Ombudsperson-Betrieb unter dem Namen OmbuTegrity an.
Passt, wenn Sie international tätig sind und Meldungen in vielen Sprachen entgegennehmen müssen · Preis: Essential ab 49 €/Monat (< 50 Beschäftigte) bis Professional 1000 ab 165,83 €/Monat (< 1.000 Beschäftigte), Enterprise auf Anfrage
otris software AG
Sitz Dortmund · SaaS oder On-Premises · auch für Lieferketten-Meldungen
Die otris software AG mit Sitz in Dortmund bietet eine Whistleblowing-Software mit verschlüsselter, pseudonymer Meldeplattform, konfigurierbaren Case-Management-Workflows, Fristen- und Eskalationsmanagement sowie Reporting-Dashboards. Nach Anbieterangabe ist die Lösung ISO-37301-konform und deckt neben dem HinSchG auch die EU-Whistleblower-Richtlinie sowie Meldungen im Rahmen von Lieferkettenpflichten (LkSG, CSDDD) ab. Der SaaS-Betrieb läuft laut Unternehmensangabe auf Servern der otris systems GmbH in Oldenburg; alternativ ist ein On-Premises-Betrieb im eigenen Haus des Kunden möglich.
Passt, wenn Sie Meldungen nicht nur zum HinSchG, sondern auch zu Lieferkettenpflichten in einem System bündeln wollen, oder On-Premises betreiben müssen · Preis: Standard ab 299 €/Monat, Enterprise ab 499 €/Monat, Enterprise plus auf Anfrage
Parlabox (Cookiebox GmbH)
Sitz Münster · günstigster veröffentlichter Preis · Best-Preis-Garantie
Die Cookiebox GmbH mit Sitz in Münster betreibt unter der Marke Parlabox ein digitales Hinweisgebersystem, das laut Website für Unternehmen und Kommunen bis 9.999 Beschäftigte ausgelegt ist. Nach Anbieterangabe werden Meldungen verschlüsselt auf Google-Servern in Deutschland gehostet. Die Cookiebox GmbH bietet daneben Software zu weiteren Compliance-Themen wie Cookie-Consent an, Parlabox ist eine eigenständige Marke desselben Unternehmens. Laut Website ist zusätzlich der Service eines externen Meldestellenbeauftragten per Zusatzvereinbarung buchbar.
Passt, wenn Sie eine kostengünstige Standardlösung ohne viele Zusatzmodule suchen · Preis: 33 €/Monat, 12 Monate Laufzeit mit Jahresvorauszahlung, 7 Tage kostenlose Testversion
Whistleblower Software (Formalize ApS)
Sitz Aarhus, Dänemark · international ausgerichtet, Büros in mehreren EU-Ländern
Die Formalize ApS mit Sitz in Aarhus, Dänemark, betreibt die Whistleblower Software, eine SaaS-Plattform für Meldekanäle nach der EU-Whistleblower-Richtlinie. Nach Anbieterangabe ist das Unternehmen in mehr als 80 Ländern aktiv und unterhält neben den dänischen Standorten Aarhus und Kopenhagen weitere Büros in Madrid und Mailand. Formalize ApS ist als Kapitalgesellschaft (ApS) in Dänemark eingetragen (Registernummer CVR 42045136) – als Gesellschaft mit Sitz in einem EU-Mitgliedstaat braucht sie keinen separaten EU-Vertreter. Ein eigenes deutschsprachiges Impressum mit Pflichtangaben war auf der Website bei der Prüfung nicht auffindbar.
Passt, wenn Sie ein Unternehmen mit Standorten in mehreren EU-Ländern sind und einen international ausgerichteten Anbieter suchen · Datenhaltung: lag bei der Prüfung nicht vor · Preis: lag bei der Prüfung nicht vor
Wodianka privacy legal GmbH
Sitz Hamburg · Kanzlei, keine eigene Software · externe Meldestelle als Dienstleistung
Die Wodianka privacy legal GmbH mit Sitz in Hamburg ist eine auf Datenschutz spezialisierte Kanzlei und bietet keine eigene Meldeplattform, sondern die Meldekanäle selbst als Dienstleistung an: eine Hotline und eine E-Mail-Adresse, über die Meldungen entgegengenommen werden. Nach Anbieterangabe werden eingehende Hinweise dokumentiert und zur Bearbeitung an den jeweiligen Auftraggeber weitergeleitet, die Aufbewahrung richtet sich nach den gesetzlichen Fristen. Wer bereits eine eigene Meldeplattform betreibt, aber niemanden für die persönliche Entgegennahme von Meldungen abstellen kann, findet hier eine Ergänzung statt eines Softwareersatzes.
Passt, wenn Sie keine eigene Software brauchen, sondern nur die persönliche Entgegennahme von Meldungen an eine Kanzlei auslagern wollen · Preis: lag bei der Prüfung nicht vor
Häufige Fragen
Ab wie vielen Beschäftigten brauchen wir ein Hinweisgebersystem?
Ab in der Regel 50 Beschäftigten müssen Sie eine interne Meldestelle einrichten und betreiben (§ 12 Abs. 2 HinSchG). Finanzdienstleister, Banken, Versicherer und einige weitere Unternehmen sind unabhängig von der Beschäftigtenzahl verpflichtet.
Reicht ein Software-Tool, oder brauchen wir zusätzlich eine Person?
Ein System allein erfüllt die Pflicht nicht. Es braucht immer eine besetzte Meldestelle, die Meldungen prüft und Folgemaßnahmen einleitet – entweder mit eigenem Personal oder mit einer extern beauftragten Ombudsperson.
Was kostet ein Hinweisgebersystem?
Die reinen Softwarelösungen in diesem Vergleich beginnen bei 33 bis 99 Euro im Monat für kleinere Unternehmen. Wird zusätzlich eine Ombudsperson benötigt, verdoppelt sich der Preis bei den Anbietern, die das kombiniert anbieten, ungefähr.
Was droht, wenn wir keine Meldestelle einrichten?
Laut mehreren Fachquellen zu § 40 HinSchG droht ein Bußgeld bis 20.000 Euro. Wer Meldungen behindert, Repressalien gegen Hinweisgeber ergreift oder die Vertraulichkeit verletzt, riskiert ein Bußgeld bis 50.000 Euro.
Muss die Meldung anonym möglich sein?
Das Gesetz verlangt keine anonyme Meldemöglichkeit zwingend, empfiehlt sie aber. Alle hier gelisteten Software-Anbieter ermöglichen nach eigener Angabe anonyme Meldungen; fragen Sie im Zweifel nach, wie die technische Anonymisierung genau umgesetzt ist.
Können auch externe Personen melden, etwa Lieferanten?
Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt in erster Linie Beschäftigte, viele Systeme öffnen den Meldekanal aber auch für Geschäftspartner und Lieferanten – etwa otris, das seine Lösung ausdrücklich auch für Meldungen im Rahmen von Lieferkettenpflichten anbietet.
Passenden Anbieter anfragen
Sagen Sie uns kurz, wie groß Ihr Unternehmen ist und ob Sie nur eine Software oder auch eine Ombudsperson für die Meldestelle brauchen. Wir sehen uns Ihre Anfrage an und geben sie an die Anbieter aus dem Verzeichnis weiter, die fachlich dazu passen – es können sich also mehrere bei Ihnen melden. Kostenlos und unverbindlich.
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